গণপ্রজাতন্ত্রী বাংলাদেশ সরকার

তথ্য ও যোগাযোগ প্রযুক্তি বিভাগ

ডিজিটাল নিরাপত্তা এজেন্সি

www.dsa.gov.bd

সেবা সহজিকরণের নামঃ- ডাক সংরক্ষণ ব্যবস্থাপনা

ভূমিকাঃ- একটি দপ্তর/সংস্থায় বিভিন্ন ধরনের পত্র, বিল ভাঊচার, দাওয়াত কার্ড, পার্সেল ইত্যাদি  গ্রহণ, লিপিবদ্ধকরণ ও বিলি করে থাকে। কিন্তু অনেক সময় পত্র খুঁজে পাওয়া যায় না। ফলে ম্যানুয়ালি খুঁজতে হয় যা সময় সাপেক্ষ ও কষ্টসাধ্য । কিন্তু প্রাপ্ত পত্রাদি স্ক্যানপূর্বক সংরক্ষণ এবং সকল কর্মকর্তাকে দেয়ার সু-ব্যবস্থা করা হলে সকল পত্র, বিল ভাঊচার, দাওয়াত কার্ড, পার্সেল ইত্যাদি খুঁজে পাওয়া সহজ হবে। কেন্দ্রীয়ভাবে এসব কাজের হিসেব রাখতে হয় এবং প্রয়োজনে প্রতি মাসের রিপোর্ট তৈরি করতে হয়। এসকল কাজ করা এবং সেগুলোর হিসেব রাখা সময় সাপেক্ষ ও কষ্টসাধ্য।

সেবা সহজিকরণের কারণঃ- প্রতিদিনের পত্র, বিল ভাঊচার, দাওয়াত কার্ড, পার্সেল ইত্যাদি  তাৎক্ষনিকভাবে সকল পত্র   শনাক্তকরণ ও ব্যবস্থা গ্রহণ। দপ্তর/সংস্থার যেকোনো পত্র তাৎক্ষনিকভাবে সনাক্তকরণের লক্ষ্যে স্ক্যান ও প্রযুক্তিগতভাবে সংরক্ষণের ব্যবস্থা করা।

প্রস্তাবিত সেবাটি সহজিকরণের ধাপঃ-

ধাপ ১ – পত্র/বিল/কার্ড/পার্সেল গ্রহণ করে স্ক্যান করা বা ছবি তোলা।

ধাপ ২ – গুগল ফর্মে বা ডকে সংরক্ষণ করা।

প্রস্তাবিত সেবাটি সহজিকরণের উপকরণঃ-

১। একটি কম্পিউটার, একটি স্ক্যানার।

২। মেইল এড্রেস (গুগল ফর্ম ও ড্রাইভের জন্য) ও ইন্টারনেট সংযোগ।

সেবা সহজিকরণের তুলনামূলক বিশ্লেষণঃ-

সাধারণ কার্যক্রমঃ-

এ সহজিকরণে মূলত পত্র গ্রহণ, আপলোডকরণ এবং খুঁজে বের করার ব্যবস্থা রয়েছে। এর ফলে কাজের গতি, স্‌বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিত হবে। গুগল ডক ফাইলটি সকলের কাছে শেয়ার থাকার ফলে যেকোনো কর্মকর্তা/কর্মচারি কাঙ্খিত ফাইলটি সহজে খুঁজে পাবেন এবং নথিতে উপস্থাপন করার জন্য সহজ হবে।   

সেবার লিংকঃ- প্রযোজ্য নয়।

ফ্লোচার্টঃ-

চ্যালেঞ্জসমুহঃ-

• উক্ত কর্মচারিকে কম্পিউটার চালনা, গুগল ড্রাইভের ব্যবহার, ফাইল ব্যাক-আপ ইত্যাদি বিষয়ে দক্ষ হতে হবে।
• গুগল ফর্ম ব্যবহারে সম্ভাব্য সাইবার নিরাপত্তা ঝুঁকি থাকতে পারে।

ভবিষ্যত পরিকল্পনাঃ-

• এ কার্য সম্পাদনে  নিজস্‌ব ওয়েবসাইট তৈরি করা;
• পত্রে সাইন যুক্ত করা ও সংশ্লিষ্ট শাখায় প্রেরণের ব্যবস্থা রাখা;
• গুগল ড্রাইভের পরিবর্তে ক্লাউড/নিজস্‌ব ড্রাইভ ব্যবহার করা;

উপসংহারঃ- উক্ত সহজিকরণ সেবার মান বাড়াবে এবং কাজের গতি, স্‌বচ্ছতা ও জবাবদিহিতা নিশ্চিতকরণে গুরুত্‌বপূর্ণ ভূমিকা পালন করবে।